一、文件公證、認證、驗證的差別
公證、認證、驗證最主要的差別在於用途以及適用的範圍。
- 公證：由公證人進行，證明「法律行為」或「私權事實」存在且合法。
- 認證：由公證人進行，證明「文書」或「簽名」的真正性，表示非經偽造。
- 驗證：由一國家地區之外交機構進行，證明「文書」的效力受到該國家地區承認。
二、什麼是公證？
公證（Notarization）會由公證人（Notary Public）針對「法律行為」與「私權事實」做成公證書，相當於以公權力證明該法律行為與私權事實的真正性。
- 法律行為：指透過意思表示發生法律上效果的行為。如各式契約的訂立或撤銷、拋棄權利、訂立或撤銷遺囑、監護或認領…等。
- 私權事實：泛指有法律上意義的事實狀態。如出生事實、婚姻狀態、不動產相鄰關係、占有事實、侵權事實…等。
公證必須由法院公證人或民間公證人作成，且公證人需親自見聞、體驗該法律行為與私權事實的過程，才能夠作成公證書。
公證的效力：
公證程序最主要有這３大功能：
1.推定效力與真正性
對法律行為請求公證，公證人會審查該法律行為是否具備法定要件，以確認該法律行為有形式合法性。對私權事實請求公證，則會藉由公證人親身見聞、實際體驗該事實狀況，而證明該事實存在。
因此，除非有反證的證據出現，否則經過公證的法律行為會被推定為合法有效，私權事實會被推定為真正存在。
2.保存證據
公證程序可作為保存證據的一種方式，尤其適合用於網路、智財方面侵權事實的存證。此外，公證書與相關簿冊、卷宗依法須在公證處或公證人事務所保存一定年限，可便利隨時查證，不用擔心證據滅失。
3.作為執行名義
若法律行為屬於以下任一種類，可以在公證書載明違約「應逕受強制執行」等語，當特定違約情況發生，一方當事人就能夠持公證書直接向法院的民事執行處聲請強制執行，無須再經歷繁複的訴訟程序。
- 以給付金錢或其他代替物或有價證券之一定數量為標的者。
- 以給付特定之動產為標的者。
- 租用或借用建築物或其他工作物，定有期限並應於期限屆滿時交還者。
- 租用或借用土地，約定非供耕作或建築為目的，而於期限屆滿時應交還土地者。
三、什麼是認證？
認證（Attestation／亦可稱Notarization）是由公證人查證文書的真實性以後，在文書上加蓋認證章，表示文書並非偽造所得。私文書經過認證以後也會具有視同公文書的效力。
(一)文件認證的種類
文件認證又可以再細分為以下幾種：
1.文書認證
公證人向文書的製作或核發單位查證，確認文書確實由該單位發出。
如：戶籍謄本、學位證明、單身宣誓書…等。
2.簽名認證
簽署人親自在公證人面前完成簽名，由公證人見證簽名的真正性。
如：授權委託書簽名、切結書簽名。
3.翻譯認證
如果文件需翻譯成不同語言，可由通曉外文的公證人核對文件譯本與原本內容後進行翻譯認證，確認譯本與原本內容相符。
4.正影本相符認證
如果文件只需要提交影本，為了證明文件影本的真實性，也可以在公證人面前辦理正影本相符認證。
(二)這３類文書可辦理認證
- 私文書。如：契約、遺囑等。
- 將持往境外使用，且有關私權事實的公文書。如：公司變更事項表。
- 公、私文書之繕本或影本。
(三)認證和公證的差別？
文件認證與公證都屬於公證人的業務範圍，也都具有推定真正與保存證據的功能，但因為適用範圍不同，所以不能互相取代。
- 認證適用文件，公證則適用於法律行為和私權事實。
- 文件認證無法作為執行名義，縱使該文件註記「應逕受強制執行」字樣也不行。
以租賃契約為例：
- 租賃契約公證，是針對雙方「立約的法律行為」進行公證。證明雙方對租約內容意思表示合致，因此該租賃契約的法律關係確實存在。
- 租賃契約認證，是認證「契約書」的真正性。證明該租賃契約書形式上合法，非經偽造，且雙方在契約書上的簽名確為本人簽署，沒有冒名製作的問題。
(四)什麼情況會需要文件認證？
以下是常見需要辦理文件認證的情況：
1.自書或代筆遺囑
如果訂立了自書或代筆遺囑，但不希望身故後繼承人又對遺囑的真偽、效力興訟爭執，可以將遺囑送請認證，由公證人確認遺囑的效力與真偽。
2.授權委託書（POA, Power of Attorney）
委託代理人代為處理重大財產交易、訴訟等事務時，會需要使用授權委託書。授權委託書屬於私文書，送請認證後可以排除真偽疑慮，證明代理人真的有被授予代理權，而便利事務的處理。
3.企業商務文件
企業間從事業務往來通常有許多文件需要查核評估，此時就可以將重要的文件辦理認證，由公證人查證該文件的真正性，在交易上也是多一重保障。
4.將文書持往境外使用
因為外國機構無法查證我國文書的真實性，所以將文書送往其他國家地區使用時，就必須經過認證程序。
跨國文件傳遞除了必須送請認證以外，還要至外交機構辦理驗證，如下段說明。
四、什麼是外交驗證(外交使館認證／文件證明)？
文書外交驗證（Authentication）又稱為外交使館認證（Legalization）或文件證明（Certification），由我國外交部及駐外館處查驗並證明文書上的簽章、印鑑非經偽造，或證明該文書的真正性。文書外交驗證多半是跨國文件傳遞的必備程序，說明該文件效力受到驗證國的承認，而使文件產生國對國之間的公信力。
文書外交驗證的流程與注意事項
跨國文書傳遞的具體流程，可能因為各國法律規範不同而有細微差異，以下主要以本國法的角度進行說明，建議申請人在送件前一定要事先詢問需用單位與駐外使館，確認有無特別要求之程序。
【名詞解釋】需用單位 需用單位（或稱需用機關）就是申請人最終需要將文件送達的單位，可能是某國政府機構、學校、企業等。 例如： 外國畢業的大學生申請本國研究所，需繳交其外國畢業證書，則該畢業證書就屬於外國製作的文件，而本國研究所就是文件的需用單位。
五、跨國文書認證與外交驗證的流程
要判斷跨國文書驗證的流程，首先必須辨別該文書是由在一個國家製作的，必須由製作國率先驗證該文書的效力，後續才有可能獲得其他國家的承認。
(一)本國製作的文件，持往外國使用
本國文書送至國外，原則上必須經過認證，再由外交部轉送本國駐外管處驗證，即可說明該文件確實出自本國，來源與效力無誤。
至於該文件是否須經外國之外交機構（包括駐我國管處）或其他機關復驗，則需視該國之法律或需用機關有無特別要求，建議申請人事先洽詢需用單位有無特別要求如此辦理。
部分國家與我國並未互相設立駐館，在辦理文件驗證上可能就會需要經過比較繁瑣的流程，此時送件人可以考慮另一個更加簡便的程序「海牙認證」，不只能夠快速取件，更可以通用至全球超過120個國家地區。
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(二)外國製作的文件，持往本國使用
國外文件只須經本國駐外管處驗證，就相當於本國已承認其效力，但需用單位也可能特別要求該文書須經來源國認證、驗證，或要求送請外交領事局複驗，作為雙重確認。
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